○筑後市文書規程
令和6年6月28日
告示第127号
筑後市文書規程(平成16年告示第30号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(定義)
第3条 この規程における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 紙文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(写真、フィルムを含む。)であって、職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。
(2) 電子文書 職員が職務上作成し、又は取得した電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られたものをいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。
(3) 文書 紙文書及び電子文書の総称をいう。
(4) 部 筑後市部設置条例(平成15年条例第3号)第1条に規定する部をいう。
(5) 課 筑後市行政組織規則(平成3年規則第3号)第2条に規定する課、室及びセンターをいう。
(6) 主管課長 筑後市行政組織規則(平成3年規則第3号)に定める課、室及びセンターの長並びに教育委員会の課長、議会事務局長、監査事務局長、農業委員会事務局長及び消防本部の課長並びに参事をいう。
(7) 文書管理システム 電磁的記録により文書管理を記録するシステムをいう。
(8) 電子決裁 文書の起案、承認、決裁等の一連の意思決定を、文書管理システムにより行うことをいう。
(9) 併用決裁 文書の起案、承認、決裁等の一連の意思決定を、起案文書の一部を紙文書により作成する旨を文書管理システムに登録して別添表紙を出力し、これを当該紙文書に付して回議するとともに、文書管理システムにより承認及び決裁を得る方法により行うことをいう。
(10) 紙決裁 文書の起案、承認、決裁等の一連の意思決定のうち、起案を文書管理システムにより行い、承認以降の手続を回議書により回議し、私印の押印により行うことをいう。
(文書の区分)
第4条 文書は、議案、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。
2 議案 法令の規定により、議会の議決を求めて議会に提案するもの
3 法規文書
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)の規定に基づき市議会の議決を経て制定するもの
(2) 規則 地方自治法の規定に基づき、市長又は法令による市の執行機関が、その権限に属する事務に関し制定するもの
4 令達文書
(1) 訓令 庁内一般又は特定の課等若しくはこれらの職員に対して事務処理又は一定事項につき命令するもので例規となるもの
(2) 内訓 上記に準ずるもので例規とならないもの
(3) 達 一般又は特定のものに対して、指示又は命令するもの
5 公示文書
(1) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づいて公式に広く一般に対して公示するもの
(2) 公告 一定の事項を広く一般又は個人に対して周知させるため公示するもの
6 一般文書
(1) 庁内文書 本市の機関相互間において収発する一般文書
(2) 庁外文書 前号以外の一般文書
(文書事務の管理統括)
第5条 文書事務の管理統括は、総務部総務広報課(以下「総務広報課」という。)において行う。
(総務広報課長の職務)
第6条 総務広報課長は、本市における文書の管理を統括し、必要に応じて文書事務の処理状況に関する調査を行い、その結果に基づき主管課長に対し、必要な措置を求めることができる。
(主管課長の職務)
第7条 主管課長は、課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように職員を指導監督しなければならない。
(文書主任及び文書担当者)
第8条 課における文書事務を適正かつ円滑に行うため、課に文書主任及び文書担当者を1人置く。
2 文書主任は、課における担当係長又は主任主査の中から主管課長が指名し、文書担当者は、職員の中から主管課長が指名する。
3 文書主任は、主管課長の命を受け、課における次の事務を処理する。
(1) 文書の整理に関すること。
(2) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) ファイル基準表の作成及び管理に関すること。
(4) その他文書及び文書管理システムの管理に関すること。
4 文書担当者は、文書主任の命を受け、次の事務を処理する。
(1) 文書の受領、収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理に関すること。
(3) 文書の保管管理に関すること。
(4) その他文書及び文書管理システムの処理に関すること。
(文書の記号及び番号)
第9条 文書の番号は、次の表に掲げる区分によってそれぞれ追番号をもって記入しなければならない。ただし、往復文書は同一番号を用いることができる。
文書の区分 | 種別番号 | 番号記入基準 |
議案 | 議案番号 | 暦年 |
法規文書 | 条例番号 規則番号 | |
令達文書 | 訓令番号 | |
公示文書 | 告示番号 | |
一般文書 | 文書番号 | 会計年度 |
(到着文書の取扱い)
第10条 到着紙文書は、総務広報課において受領し、次の各号に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) 受領した紙文書は、直ちに総務広報課文書連絡箱の区分に従い到着紙文書を区分けし、連絡箱により各課に配布すること。
(2) 書留、金券、配達証明等の紙文書は、特殊郵便物等整理簿により整理すること。
(3) 2つ以上の課に関連する紙文書は、その関係の最も深い課に配布すること。
2 電子文書については、次の各号に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) メールアドレスを設定している部署において受信した電子文書については、画面上で当該部署が所掌する文書であると判断された場合、文書管理システムにより収受の処理を行う。
(2) 画面上で所管が不明なものについては、総務広報課に転送し、又は他の部署の所管と判断されるものについては、当該部署に転送する。ただし、転送については電子技術による手法を用いてもよい。
(勤務時間外文書の取扱い)
第11条 勤務時間外に到着した紙文書は、管理人室において受領し、次の各号により整理しなければならない。
(1) 受領した紙文書は、散逸しないように一括保管し、勤務時間になって速やかに総務広報課に引き継ぐこと。
(2) 緊急の処理が必要と認められるものは、総務広報課長に連絡し、その指示を受けること。
(文書の返付)
第12条 文書主任は、配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、直ちに総務広報課へ返付しなければならない。
(文書の収受)
第13条 課においては、配布を受けた紙文書及び直接受領した文書について、直ちに文書管理システムに収受登録することにより収受の処理をしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 保存及び文書管理システムによる供覧を要しないもの
(2) その他総務広報課長が定めるもの
(起案)
第14条 決裁を受ける事案は、次の各号に定める方法により起案するものとする。
(1) 起案に係る全ての文書を電子文書とすることができる場合 電子決裁
(2) 起案に係る文書の一部について電子文書とすることが困難又は不適当な場合 併用決裁
(3) 承認又は決裁を行う者が文書管理システムに登録されておらず、起案用紙(様式第3号)を使用する場合 紙決裁
(1) 財務会計システムを用いる場合
(2) 文書管理システムとは別のシステム上で決裁行為を行う場合
(3) その他総務広報課長が指定する場合
3 起案は、次の各号に掲げる要領で行うものとする。
(1) 起案文書には、起案の理由を簡明に記載し、関係法規その他参考となる事項を付記し、関係文書、参考資料等を添付すること。
(2) 起案文書には、文書番号、文書分類コード、起案年月日、開示又は不開示の区分、保存期間等の必要な事項を所定の欄に記載すること。
(回議)
第15条 起案文書は、前条第1項各号に定める方法により回議しなければならない。
(決裁)
第16条 起案文書は、筑後市事務決裁規程(平成3年告示第24号)の定めるところにより決裁を受けなければならない。
(合議)
第17条 2つ以上の課に関係ある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。
2 合議を受けた文書について意見が合わないときは、上司の指示を受けなければならない。
(文書の審査)
第18条 議案、条例、規則及び規程並びに告示、公告等の文書は、総務広報課長の審査を受けなければならない。
2 審査後事案が変更されたときにおいては、再度前項の審査を受けなければならない。
(起案文書の廃案)
第19条 起案文書が決裁に至る中途で廃案となったときは、起案者又はその上司は、関係職員にその旨を連絡しなければならない。
2 前項の場合において、起案者は起案文書を廃棄し、及び文書管理システムから削除するものとする。
(文書の浄書)
第20条 決裁が終わった文書で発送を必要とするものは、主管課において浄書照合しなければならない。
(公印の使用)
第21条 浄書した紙文書には、筑後市公印規則(平成8年規則第1号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる紙文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 許可、認可、承認その他の行政処分に関する紙文書以外のもの
(2) 通知、照会等に係る紙文書で軽易なもの及び定例的なもの
(3) 発送する紙文書のうち法的効果を有しないもの
(4) その他公印を省略することが適当であると認められるもの
(文書の発送)
第22条 文書の発送は、郵送の場合は総務広報課で、電子文書及び送達の場合は主管課で行う。ただし、急を要するもの及び勤務時間外等やむを得ない郵送については、総務広報課長の承認を受け、主管課において取り扱うことができる。
2 郵送を要する紙文書は、所要事項を記載の上、総務広報課まで差し出すものとする。
3 郵送の場合は、郵便料金計器を使用し、又は料金後納郵便差出表に必要事項を記載し、即日発送する。
4 庁内における文書は、総務広報課文書連絡箱及び電子技術による手法を利用して配布し、特に重要機密又は緊急を要する文書及び主管課で直接配布することが適当な文書は、主管課において配布するものとする。
(文書の発信者名義等)
第23条 文書の発信者名義は、市長、行政機関の長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職及び氏名とする。
2 筑後市公印規則第9条及び第10条に規定する公印刷り込み及び電子印を使用する文書については、前項の規定にかかわらず職名のみによることができる。
(文書の施行)
第24条 起案者は、文書を施行したときは、その旨を文書管理システムに入力し、及び当該施行文書の原議書に施行年月日を記入しなければならない。
(文書整理の原則)
第25条 紙文書は常に整理し、重要なものは天災地変に対して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。
2 主管課長は、第3条第2号に規定する電子文書の管理に当たっては、改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ当該記録をコンピュータを用いて、直ちに表示できるようにしておかなければならない。
(文書分類表の作成)
第26条 総務広報課長は、分類項目ごとの文書分類表を作成しなければならない。
(ファイル基準表の作成)
第27条 主管課長は、文書の分類整理及び保管、保存等を適切に行うため、前条に規定する文書分類表に基づきファイル基準表を作成しなければならない。
2 文書主任は、年度中途において新たにファイルを作成する必要が生じたときは、主管課長の命を受け、速やかにファイル基準表を修正しなければならない。
(未完結文書の整理)
第28条 事務処理が完結していない文書のうち、電子文書は文書管理システムにより整理するものとし、紙文書は事務室内の一定の場所に整理保管しなければならない。
(完結文書の整理)
第29条 文書担当者は、完結文書のうち紙文書をフラットファイルにとじ込み、目次を付し、一定の場所に整理保管しなければならない。ただし、電子文書については、ファイルごとに文書管理システムに登録するものとする。
2 完結文書は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに整理し、保管しなければならない。ただし、会計年度ごとに整理することが適当でないものは暦年ごとにすることができる。
3 第1項の規定により難い完結文書のうち紙文書については、他の適当な方法で整理し保管することができる。ただし、フラットファイル以外のものにより編冊する場合には、フラットファイルの表紙に表示すべき項目と同一内容の項目をその表紙に記載しなければならない。
(保管期間)
第30条 完結文書のうち紙文書を課内に保管する期間は、完結した年度の翌々年度末までとする。ただし、完結後閲覧利用する頻度が低い紙文書にあっては、完結した年度の翌年度末までとする。
2 前項の規定にかかわらず、閲覧利用の頻度が高い紙文書又は機密取扱いを要する重要な紙文書は、必要な期間課内で保管することができる。
(文書の保存年限の設定方法及び種別)
第31条 文書の保存年限の設定方法は、次の各号のとおりとする。
(1) 法令、条例、規則、要綱等により保存年限が定められている文書については、それをもって保存年限とする。
(2) 時効が完成するまでの期間、証拠として保存する必要がある文書については、法令に定める時効の期間を保存年限とする。
(3) 契約に関する文書で、かし担保責任が定められているものについては、その存続期間を保存年限とする。
(4) 土地、建物等の権利を証する文書については、その権利が存続している期間終了後、その都度重要性に応じて保存年限を設定する。
(5) 許可、認可等をするための決裁文書は、当該許可、認可等の有効期限の日の翌年度から起算し、1年間保有するものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、永久保存文書のうち保存期間が30年を経過したものは、保存年限の見直しを行うことができる。
(保存期間の起算日)
第32条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
(完結文書の引継ぎ)
第33条 主管課長は、保管期間の終了した完結文書(以下「保存文書」という。)のうち紙文書を翌会計年度の8月31日までに総務広報課長に引き継がなければならない。
2 前項に規定する保存文書のうち紙文書の引継ぎは、次の方法で行うものとする。
(1) 保存文書のうち紙文書は、総務広報課長の指示に従い、分類記号順、作成年度順に書庫内の指定する場所に保存する。
(2) 図面、カード等製本に適さない紙文書は、保存箱に保存する。この場合において、当該文書を収納した保存箱にフラットファイルの表紙に表示すべき項目と同一内容の項目を記載する。
(保存文書の利用)
第34条 職員が保存文書のうち紙文書を利用するときは、総務広報課長の指示に従い貸出し記録簿に必要事項を記載の上行うものとする。
2 保存文書のうち紙文書の貸出し期間は、7日以内とする。ただし、総務広報課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。
3 利用中の保存文書は、いかなる理由があっても転貸、抜取り、取替え、書換え等をしてはならない。
(文書の庁外持出し禁止)
第35条 職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、主管課長又は総務広報課長の承認を得た場合は、この限りでない。
(文書の廃棄)
第36条 主管課長は、保存期間を経過した保管文書(完結文書のうち課内に保管する紙文書をいう。以下同じ。)を廃棄する場合は、総務広報課長に通知して廃棄しなければならない。
2 総務広報課長は、保存期間を経過した保存文書を廃棄する場合は、主管課長に通知して廃棄しなければならない。
(歴史的文書の移管)
第37条 主管課長は、廃棄する保管文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認められる文書について、福岡県市町村公文書館条例(平成24年福岡県自治振興組合条例第1号。以下「公文書館条例」という。)に基づく福岡県市町村公文書館(以下「公文書館」という。)において保存するため、総務広報課長と協議の上、福岡県自治振興組合(以下「組合」という。)に移管するものとする。
2 総務広報課長は、廃棄する保存文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認められる文書について、公文書館において保存するため、主管課長と協議の上、組合に移管するものとする。
3 総務広報課長は、前2項の規定により組合に移管する文書(以下「移管文書」という。)について、目録を作成するものとする。
4 主管課長及び総務広報課長は、移管文書について、公文書館条例第7条第3項による協議があったときその他措置を講ずる必要があると認めるときは、適切に対処するものとする。
(廃棄上の注意)
第38条 廃棄する紙文書で機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあるものは、裁断、焼却、溶解等の方法で処分しなければならない。
(委任)
第39条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この告示は、令和6年7月1日から施行する。
別表(第31条関係)
文書保存年限に関する基準
種別 | 保存年限 | 基準 |
第1種 | 永久保存 | 1 条例、規則、その他例規となる決裁文書 2 議案、その他市議会に関する重要な書類 3 歳入及び歳出決算書 4 職員の進退、賞罰等人事に関する文書 5 不服の申立、審査の請求、訴訟調停及び和解に関する重要な書類 6 市の沿革に関する重要な書類 7 廃置、分合及び境界変更に関する文書 8 その他永久保存の必要がある文書 |
第2種 | 30年保存 | 1 将来参考となるべき官公庁の通達 2 調査及び統計で特に重要な文書 3 財産及び財務に関する台帳及び原簿で重要なもの 4 租税、その他各種公課に関する特に重要なもの 5 その他30年保存の必要がある文書 |
第3種 | 10年保存 | 1 国、県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 許可、認可及び契約に関する重要な文書 3 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 4 寄附及び受納に関する重要な文書 5 租税、その他各種公課に関するもの 6 その他10年保存の必要がある文書 |
第4種 | 5年保存 | 1 補助金に関する文書 2 調査、統計、報告、証明等に関する文書 3 工事又は物品に関する文書 4 行政事務の施策に関する重要な文書 5 陳情に関する文書 6 災害救助に関する文書 7 その他5年保存の必要がある文書 |
第5種 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 宿日直日誌、出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証する文書 3 照会、回答その他往復文書 4 軽易な請願、届、通知等の文書 5 その他3年保存の必要がある文書 |
第6種 | 1年保存 | 1 軽易な文書 2 その他1年保存の必要がある文書 |
